FAQ de vos BU : Science ouverte / Quel type de fichier et comment déposer ?

1/ Le manuscrit que vous avez soumis à l’éditeur : on parle alors de preprint, pré-publication, version soumise.Vous pouvez déposer tel quel sans ajouter d’information.
2/ La dernière version de votre manuscrit avant publication, relue par les pairs, corrections incluses : on parle alors de postprint, version acceptée, final draft, final draft post-refereeing, accepted manuscript… Pour un article publié dans une revue vérifier si l’éditeur impose éventuellement un embargo sur cette version. Voir Sherpa-Romeo :
  • aucun embargo requis : vous pouvez déposer tel quel sans ajouter d’information
  • l’éditeur impose un embargo : afficher la vue détaillée pour ajouter l’embargo
3/ La version publiée scannée ou téléchargée depuis le site de l’éditeur, tiré-à-part : deux options.
  • l’article est disponible sur abonnement ou est payant, le chapitre est dans un ouvrage payant : il faut demande l’autorisation à l’éditeur. Afficher la vue détaillée puis choisir « j’ai l’autorisation de l’éditeur »
  • le document est déjà en open access : mentions licence CC-BY, @the authors, « open access » sur le site de la revue ou de l’éditeur.

En affichant la vue détaillée, vous pouvez préciser si vous avez payé des frais (APC, author fee) « l’institution a financé les frais de publication pour que cet article soit en accès ouvert ».

L’expression “écrit scientifique” couvre les publications scientifiques de type articles, recensions, communications, compte rendus, interventions, commentaires, rapports, dès lors qu’elles paraissent dans une revue ou un journal scientifique ayant un rythme de parution annuel au minimum.

Le dépôt de l’écrit scientifique sur une plateforme est toujours possible à n’importe quelle étape de sa rédaction par l’auteur. Par contre, la diffusion sur le web de la version finale du manuscrit auteur acceptée pour publication peut quant à elle être soumise à un délai si l’éditeur le demande. Dans ce cas il est possible d’indiquer une date de diffusion différée sur HAL ou d’autres archives ouvertes. Ce délai est au maximum :

  • de 6 mois pour une publication dans le domaine des sciences, de la technique et de la médecine (STM) ;
  • de 12 mois dans celui des sciences humaines et sociales (SHS).

Le délai court à partir de la date de première diffusion en ligne de la publication par l’éditeur, et non de la date de parution du numéro de la revue qui peut être ultérieure.
Si l’éditeur l’autorise, la diffusion peut se faire sans délai ou dans un délai plus court.

Considérant que l’esprit de la loi vise à favoriser la communication scientifique, les chercheurs sont encouragés à déposer leurs manuscrits antérieurs au 8 octobre 2016.

La loi encadre les contrats signés entre les chercheurs et leurs éditeurs pour ce qui concerne les écrits scientifiques publiés “dans un périodique paraissant au moins une fois par an”. En l’absence de contrat signé avec l’éditeur l’auteur conserve de toute façon l’ensemble de ses droits patrimoniaux sur la publication. Par conséquent le dépôt de la publication dans une archive ouverte peut avoir lieu sans délai à compter de la publication de l’article. En revanche, il ne peut s’agir que de la version “auteur” : la diffusion de la version “éditeur” (avec logo de l’éditeur, pagination éditeur, etc.) doit faire l’objet d’une autorisation de sa part.

Oui, l’accord des co-auteurs est une condition nécessaire prévue par la loi par respect du droit d’auteur.

Non, la loi est supérieure au contrat et s’applique sans conditions contractuelles supplémentaires. En revanche, il est possible d’échanger avec l’ éditeur sur la durée de l’embargo qui peut être réduite sur la base de la durée légale maximum (6 mois pour le domaine des Sciences, de la Technique et de la Médecine, 12 mois pour les Sciences Humaines et Sociales).

La loi permet la diffusion en open access des “écrits scientifiques”. Les articles publiés dans la presse d’information générale (quotidien ou hebdo national, médias en ligne) ou dans une revue professionnelle ne font pas partie de son périmètre. Toutefois, cette distinction entre article scientifique et article publié dans un journal grand public s’appuyant effectivement sur des travaux de recherche n’est pas forcément évidente, et peut être appréciée de diverses manières. Il appartient donc à l’auteur de juger du caractère scientifique de son écrit.

Le texte de la loi précise que l’auteur a le droit de déposer en libre accès « la version finale de son manuscrit acceptée pour publication ». Il s’applique donc​ à la version comportant les révisions intégrées à la suite du processus d’évaluation par un comité de lecture (peer-reviewing). L’expression « version finale acceptée pour publication » renvoie ainsi à la version validée par l’auteur avant mise en forme de l’éditeur et bon-à-tirer (BAT), qui donne le feu vert à la dernière phase du processus d’édition.

Oui. La loi précise que dès lors que l’éditeur met gratuitement la publication à disposition du public, l’auteur peut lui-même mettre sans délai à disposition du public la version finale de son manuscrit acceptée pour publication.

La loi prévoit simplement “la mise à disposition gratuitement dans un format ouvert, par voie numérique” sans imposer de lieu de dépôt. Tout lieu de dépôt numérique ouvert est donc possible.
Il est recommandé de choisir un lieu de dépôt assurant la pérennité de l’accès à la publication, tel que HAL-UNIV-NANTES ou l’archive ouverte institutionnelle de l’établissement de l’auteur.
Les sites web personnels ou le site d’un laboratoire sont autorisés mais présentent rarement ces garanties.

Mis à jour le 15 novembre 2022.